Asambleas electrónicas para sociedades: Una realidad

Desde el año 2021 se presenta una iniciativa con proyecto de decreto para efectos de reformar la Ley General de Sociedades Mercantiles, con la intención de habilitar como medio equivalente a la presencia física en asambleas y reuniones societarias la efectuada mediante el uso de medios electrónicos; es decir, las asambleas electrónicas.

Asamblea electrónica, junta electrónica, sesión remota

Con esta reforma se pretende no sólo preservar los principios de equivalencia plena con el uso de medios tradicionales sino también el de neutralidad, previsto tanto en Código de Comercio como el Código Civil Federal. Si bien, esta iniciativa fue presentada desde el año 2021, se ha sometido a diversas discusiones en la cuales se realizan aportaciones y modificaciones, y es hasta esta semana, que concluye el 15 de septiembre de 2023, que se remite al Ejecutivo Federal.

Uso de medios electrónicos

Las reformas que se someten a consideración consisten básicamente en establecer reglas para la celebración de asambleas de socios y de los órganos de administración, para efectos de que puedan celebrarse ya sea de forma presencial o mediante el uso de medios electrónicos, ópticos de cualquier otra tecnología, ya que esto es cambiante, incluso se propone que la participación pueda ser simultánea y se permita la interacción de las deliberaciones de una forma funcionalmente equivalente a la presencial.

Acreditar identidad

Para efectos de control, se establece la obligación de acreditar la identidad de los asistentes, el sentido de su voto y de generar la evidencia correspondiente.

Emisión de resoluciones de Gerentes

Para el caso de las resoluciones de los gerentes, se propone que puedan ser emitidas mediante el uso de medios electrónicos o de cualquier otra tecnología si así lo establecen los estatutos.

Asamblea electrónica, junta electrónica, sesión remota

Flexibilidad al domicilio social

Para efectos de respetar lo referente a la celebración en domicilio social, se precisa en el Artículo 80 que no se entenderá que una asamblea se realizar fuera del domicilio social por el sólo hecho de utilizarse medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología; de hecho, si la totalidad de los socios lo aprueban existe la posibilidad de celebrar asambleas fuera del domicilio social siempre y cuando exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos ópticos y de cualquier otra tecnología. En estos casos, se debe señalar en el acta de asamblea el domicilio en el cual se llevó a cabo.

Avisos en Sistema Electrónico de la Secretaría de Economía

Otro cambio relevante es que las convocatorias se harán por medio de aviso en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía (SE) en términos de lo establecido en el Artículo 50-Bis del Código de Comercio, y deben contener tanto la orden del día como estar firmadas por quien las realiza y publicarse con la anticipación que fijen los estatutos o, en su defecto, con 8 días de anticipación a la asamblea.

La publicación del aviso en el sistema electrónico de la SE también se requiere para efectos de la convocatoria para asambleas generales esto, en términos del Artículo 186, el plazo es el que se establezca en los estatutos o, en su defecto, 15 días antes de la reunión, el informe deberá estar a disposición de los accionistas ya sea en las oficinas de la sociedad o en medios electrónicos o de cualquier otra tecnología que se precise en los estatutos.

Cabe mencionar que, para efectos de establecer la posibilidad de llevar a cabo asambleas mediante uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se debe precisar en los estatutos sociales. En términos del Artículo 82 y para efectos de que las sesiones del consejo de administración se puedan llevar a cabo en esta modalidad, ya sea que participen parte o todos los socios presencialmente o por estos medios, debe establecerse también en los estatutos, esto, en términos del Artículo 143.

Uso de Firma Electrónica

Se establece la posibilidad de firma de actas de asamblea mediante firma electrónica en términos del Artículo 194.

Vigencia

La publicación de esta reforma en Diario Oficial de la Federación aún está pendiente.

Comentarios finales

Esta reforma va en concordancia con los avances tecnológicos y permitirá optimizar tiempos, reducir costos e incluso transparentar procedimientos, debido a los avisos que deberán publicarse en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía.