¡El primer paso para firmar documentos digitales es contar con una firma electrónica!
A través de esta columna les hablaré de la importancia que tiene la e-firma; o también conocida como FIEL, y que comúnmente asociamos solamente con aspectos fiscales.
Veremos cómo en concordancia a reglas como la Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas (LFEA) y el Código de Comercio en su artículo 89 podemos sacar mucho provecho en procesos de firma digital como lo sería, la firma de contratos digitales con clientes o proveedores; generando inmediatamente ahorros, eficiencias y en consecuencia acelerar nuestra transformación digital.
Esta columna va enfocada principalmente a las áreas fiscales y legales de empresas en México, en las cuales históricamente ha sido difícil innovar y en donde me encantaría dejar una semilla en el lector, para que analice en la incursión de procesos de firma digital en su empresa, a sabiendas, que están arropados por la ley.
Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas:
Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.
Código de Comercio (Artículo 89)
Certificado digital legal: Es un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Certificación, Autorizado por la Secretaría de Economía, la Secretaría de la Función Pública o el SAT y que cumple con la reglamentación vigente.
Firma electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos. Produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.
Como puede leerse en la definición del Certificado Digital Legal, en México existen diferentes firmas electrónicas avanzadas. Si bien la e-firma (entregada por el SAT) es de las más populares gracias a las disposiciones fiscales que obligan en ciertos casos a tenerla, existen también las generadas por los PSC (Prestadores de Servicios de Certificación) Que bajo la acreditación de la Secretaria de Economía tienen la facultad tanto de generar Certificados Digitales como Estampillas de Tiempo, NOM 151 y ahora la reciente regla para digitalización y cotejo de la NOM 151; con la cual podemos en resumen digitalizar y destruir.
Para poder tener una Firma Electrónica avanzada con el SAT o con un PSC hay que hacer lo siguiente:
Para tramitar una e.firma del SAT Debemos ir de forma presencial y surge como resultado de un enrolamiento biométrico, de la entrega de documentos que acrediten tu identidad, de la firma de otros tantos papeles y de la verificación por parte de un ejecutivo que acredite que eres quien dices ser.
Para tramitar un certificado digital legal con un PSC Debemos tener una entrevista presencial con el usuario interesado, debemos firmar un manifiesto donde se acepta el trámite, solicitar cierta documentación oficial que acredite a la persona y que un agente certifique que los documentos presentados son legibles y son de quien dice ser.* *Referencia: PSC World, PSC acreditado por la Secretaría de Economía
Ahora ya con una Firma Electrónica Avanzada, ¿Cómo empiezo a firmar documentos digitales con validez jurídica?
Lo primero que tenemos que entender es que los certificados que conforman la firma electrónica avanzada serán la materia prima para la realización del proceso de firma digital.
Es decir, con ellos estaremos firmando el o los documentos en cuestión y vale la pena mencionar que dependiendo de la importancia del documento a firmar siempre podremos acompañar el proceso de firma con un factor biométrico o una contraseña adicional a efecto de dar mayor certeza a los firmantes involucrados.
“Las firmas electrónicas avanzadas se conforman generalmente de tres elementos: Una llave pública con terminación .cer, una llave privada con terminación .key y una contraseña”.
¿Por qué las empresas sabiendo que hay un marco regulatorio que los protege y más aún sabiendo que todos los proveedores nacionales tienen una e-firma (FIEL) no implementan un proceso de firma digital de contratos entre ellos y sus proveedores?
Me atrevería a decir que el miedo al cambio o bien el desconocimiento de las reglas son los principales detractores; sin embargo, vale la pena mencionar que con las últimas reformas al código de comercio el apetito en la adopción de estas tecnológicas cambió.
¿Qué ganó implementando un proceso de firma digital?
Eliminación de costos de mensajería
Ahorro en espacio físico.
Ahorro en consumibles
Ahorro en tiempo de firmantes
Incremento en eficiencia operativa
Hoy día podemos ver ya fianzas electrónicas, avalúos electrónicos, contratos mercantiles, contratos civiles, en temas educativos; Certificados Escolares electrónicos, Títulos Escolares electrónicas, en documentos Laborales y otros tantos.
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