En el ejercicio de las facultades de comprobación de la autoridad en materia fiscal, los documentos privados deben cumplir con el requisito de fecha cierta.
Vimos que el 6 de septiembre de 2019 la Suprema Corte de Justicia de la Nación emitió una jurisprudencia en el ejercicio de las facultades de comprobación en materia fiscal:
Los documentos privados deben cumplir con el requisito de fecha cierta.
Ante ello, a través de esta columna les platicare más del tema, así como, les daré los elementos para que, más allá de verlo como una obligación que nos generé más costos o nos haga más lento el trabajo.
Podamos aprovecharlo como una oportunidad para ser más eficientes, generar ahorros y generar más valor a nuestra operación.
Como punto de partida podría mencionar que la jurisprudencia tiene la finalidad de aclarar la eficacia probatoria a los documentos privados y evitar actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceras personas.
Ante ello me atrevería a decir que es una realidad que hay empresas que simulan fechas en contratos a efecto de que puedan hacer la deducción fiscal en el ejercicio que más les conviene.
Por ello el criterio del SAT y ahora de la Corte, hace énfasis en que ya no se considerará como válida la fecha indicada por las partes como oficial si no es una Fecha Cierta que cumpla con los debidos elementos para serlo.
Cabe mencionar que me parece maravilloso este criterio ya que nos pone a todas las empresas que hacemos las cosas bien en igualdad de condiciones.
Para obtener fecha cierta para efectos fiscales hay distintas maneras:
Llevar los documentos en que se requiere obtener la fecha cierta para efectos fiscales con un Notario Público;
Llevar los documentos en que se requiere obtener la fecha cierta para efectos fiscales con un Notario Público Corredor Público;
Llevar los documentos en que se requiere obtener la fecha cierta para efectos fiscales con un Fedatario público;
A la muerte de las partes
Recordemos que la NOM 151 que otorgamos los PSC incluye una estampilla de Tiempo, mismas que nacen de una sincronización previamente establecida con el reloj de conteo atómico del CENAM (Centro Nacional de Metrología).
Los PSC (Prestadores de Servicio de Certificación) somos empresas que hemos obtenido una acreditación por parte de la Dirección General de Normatividad Mercantil de la Secretaría de Economía; misma dependencia que regula a los corredores y notarios públicos.
Sin duda alguna pudiéramos ir con un notario, un corredor o un fedatario público a poner la fecha cierta como tradicionalmente se ha hecho por muchos años.
Sin embargo, por un tema de eficiencia y ahorro, así como en aprovechamiento de los avances tecnológicos y la legislación vigente, se vuelve maravilloso pensar en firmarlos digitalmente a distancia con mi eFirma o bien el certificado provisto por un PSC.
Como PSC World, convirtiendo los procesos más eficientes y generando grandes beneficios y ahorros operativos.
Comparto a continuación el criterio de Prodecon al respecto:
CRITERIO SUSTANTIVO 28/2020/CTN/CS-SASEN (APROBADO 9NA. SESIÓN ORDINARIA 29/10/2020)
FACULTADES DE COMPROBACIÓN. PARA ACREDITAR QUE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO PRIVADO ADQUIERE FECHA CIERTA, ES SUFICIENTE QUE SE ENCUENTRE VALIDADO CON LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA DE LAS PARTES Y CUENTE CON UNA CONSTANCIA DE CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS EMITIDA POR LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE.
La Suprema Corte de Justicia de la Nación ha establecido en la Tesis de Jurisprudencia 2a./J. 161/2019 que lleva por rubro “DOCUMENTOS PRIVADOS. DEBEN CUMPLIR CON EL REQUISITO DE "FECHA CIERTA" TRATÁNDOSE DEL EJERCICIO DE LAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES DEL CONTRIBUYENTE.”, que los documentos privados adquieren fecha cierta cuando se inscriban en el Registro Público de la Propiedad, a partir de la muerte de cualquiera de los firmantes o a partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público; sin embargo, lo anterior únicamente es aplicable cuando se trata de documentos en papel, toda vez que para acreditar la fecha cierta de un documento privado electrónico, además de que éste sea validado por la firma electrónica avanzada de su emisor o emisores, se debe acompañar a dicho documento una “constancia de conservación de mensajes de datos”, la cual se conforma por sellos digitales emitidos por un tercero autorizado por la Secretaría de Economía o por la misma Secretaría, en términos de lo especificado en la NOM-151-SCFI-2016; por tanto, cuando un contribuyente acompañe a un documento electrónico privado la constancia de referencia, en opinión de esta Procuraduría, ello debe ser valorado por la autoridad fiscal al ejercer sus facultades de comprobación, ya que con tal constancia se permite demostrar la fecha cierta en que el documento fue firmado, además de que garantiza que al momento de firmarlo, cada firma electrónica avanzada estaba vigente, dando certeza de que ya no es posible modificar el documento con posterioridad.
Al firmar digitalmente obtienes tres elementos clave; integridad con la NOM 151, identidad con la firma digital que acredita que el firmante es quien dice ser, así como el momento con la estampilla de tiempo, misma que permite asentar y estampar en el documento el año, mes, día, hora, minuto y segundo en que sucede el acto.
La NOM 151 es una constancia que permite garantizar la integridad de cualquier mensaje de datos a partir de cierta fecha, dicho en otras palabras es el crear un sello que permite identificar los bytes que integran el mensaje de datos danto total certeza al momento en que sucede el acto así como a la no alteración de un documento, generando así mayores evidencias que si fuera un proceso en físico.
Dos preguntas comunes cuando se habla de usar firma electrónica son las siguientes:
¿Qué tipo de Firma Usar; es decir una Firma Simple o una Firma Electrónica Avanzada? La respuesta a esta pregunta depende más del tipo de documento que deseas firmar y tu mercado objetivo; es decir, si estás pensando en firmar contratos con proveedores nacionales nuestra recomendación sería que usen la eFirma del SAT o bien el Certificado Creado por un PSC; ya que ambas son Firmas Electrónicas Avanzadas, respaldadas por la ley que lleva su nombre, mientras que si estás pensando en un proceso laboral o bien firmar contratos de forma masiva con el público en general, sería mucho más simple y eficiente usar una Firma Digital Autógrafa; es decir una firma simple. Por supuesto siempre con su respectiva NOM 151 y estampilla de tiempo.
¿Qué tanto encarece una operación contractual el uso de firmas electrónicas; simples y avanzadas? Por el contrario, creo que la pregunta debiera ser que tanto abarata el proceso de firma digital una operación contractual, esto lo digo ya que en un proceso contractual físico tenemos muchos costos ocultos:
Costos Logísticos (mensajería para gestión de firma)
Impresoras
Consumibles
Almacenamiento en espacio físico hasta que prescriba el plazo requerido (el metro cuadrado cuesta)
Tiempo de búsqueda
% de documentos que se pierde
Tiempo que tardan las partes en firmar (costo de oportunidad)
Centralización de documentos
Entre otros tantos.
Cuando hablamos de firmas digitales tenemos un costo que es una fracción de los físicos además que logra que un documento pueda firmarse en minutos incluso en países diferentes, y lo podemos localizar en un buscador en cosa de segundos nosotros mismos, por mencionar algunos.
El COVID-19 así como este tipo de criterios que publica la Corte han hecho que volteemos a ver más el uso de medios digitales y que más allá de verlos como algo que nos hará más complejas las cosas, los ahorros y beneficios que nos puede dar.