Aspectos fiscales y aspectos laborales del CFDI de nómina, y la validez de su firma digital.
El tema laboral es muy relevante, por ello, a través de esta columna les hablaré de las dos dimensiones principales del CFDI de nómina.
Por un lado sus aspectos fiscales relacionados con la emisión y entrega del comprobante y por otro lado acerca de lo dispuesto en la Ley Federal del Trabajo con relación a la firma electrónica de los mismos.
Cara fiscal: Emisión y entrega del CFDI de nómina
En primer lugar es importante mencionar que para efectos de la deducción de la nómina, los patrones deberán emitir un CFDI por cada uno de los pagos realizados durante el ejercicio; pudiendo emitir un CFDI por pago, o bien integrar en un mismo CFDI varios complementos de nómina.
Dicho documento de nómina además fungirá además como la constancia que los colaboradores podrán requerir para comprobar los ingresos percibidos, que inclusive también surtirán sus efectos en materia laboral. (Arts. 27, fracc. V, y 99, fraccs. III y VI, LISR).
No obstante que el complemento de nómina tiene varios años implementado, es una realidad que en los últimos meses el SAT ha estado enviando invitaciones a patrones debido a discrepancias en la información contenida en el CFDI de nómina con relación a la presentada ante la autoridad.
Muchas de ellas relacionadas a diferencias en la declaración de pagos provisionales de retención de impuesto sobre la renta por salarios y/o asimilados a salarios.
En donde se presumen diferencias entre las retenciones enteradas y la totalidad de los recibos de pago de nómina a los trabajadores timbrados.
Además de la emisión también la entrega del comprobante ha tenido complicaciones desde que nació el CFDI de nómina.
Tal es el caso que en relación al cumplimiento de la entrega de dicho documento, los patrones tienen a su disposición una facilidad (fiscal) que les permite integrar representaciones impresas sin algunos elementos claves del comprobante fiscal.
La mencionada facilidad se encuentra contenida en la Regla 2.7.5.2 Entrega del CFDI por concepto nómina y contempla lo siguiente:
Cuando los contribuyentes se encuentren imposibilitados para cumplir con la obligación de entregar o enviar a los trabajadores el CFDI en un archivo con el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas (Art. 29, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR). Podrán entregar una representación impresa del CFDI. Dicha representación deberá contener al menos los siguientes datos:
El folio fiscal.
La clave en el RFC del empleador
La clave en el RFC del empleado.
También se podrá poner a disposición de sus trabajadores una página o dirección electrónica que les permita obtener la representación impresa del CFDI, a fin de cumplir con la entrega de los mismos.
En cuanto a las fechas de entrega, la representación impresa del comprobante podrá ser entregada de forma semestral, dentro del mes inmediato posterior al término de cada semestre.
Es importante mencionar que esta facilidad no exime de la obligación de emitir los CFDI correspondientes dentro de los plazos establecidos para tales efectos.
En adición a lo anterior es importante mencionar que hoy en día es común que los contribuyentes no tengan toda la visibilidad que requieren en cuanto al total de comprobantes vigentes y cancelados.
Sobre todo respecto a la información fiscal que se ha timbrado y entregado a la autoridad fiscal, por lo que es común encontrar discrepancias entre las partes interesadas.
Para atender esta necesidad, encontramos tres herramientas tecnológicas de valor que se ofrecen por parte del SAT y los PAC, entre alguno de ellos, Detecno.
Visor de comprobantes de nómina para los trabajadores
Visor de comprobantes de nómina para los patrones
Descarga masiva de comprobantes fiscales con complemento de nómina
De las cuales ha cobrado gran relevancia el uso de los nuevos servicios de descargas de CFDI que el SAT pone a nuestra disposición, para lo cual ya existe la posibilidad de descargar bloques de hasta 200,000 CFDI por petición.
Por lo cual aunado a los avances tecnológicos es posible hacer auditorias y compulsas de una forma más simple y rápida.
“Esto abre la puerta a poder hacer internamente auditorías fiscales digitales de todos los CFDI que interactúan con tu organización, de la misma forma en que el SAT lo haría.”
Cara Laboral: Emisión y entrega del CFDI de nómina
La emisión y entrega del CFDI desde la óptica laboral también tiene sus retos y oportunidades.
Con relación a lo dispuesto en la Ley Federal del Trabajo podemos ver distintas disposiciones relacionadas a la entrega y firma de los recibos de nómina a los trabajadores.
Proceso que tradicionalmente continúan realizando prácticamente todas las empresas a efecto de tener los mayores elementos posibles en caso de alguna inconformidad o demanda por parte de algún trabajador.
Título Cuarto, Capítulo I, Artículo 132, Fracción VII, Relativa a la emisión de una constancia de salario percibido.
Titulo Catorce, Capitulo XII, Sección Tercera, Articulo 804, Relativa a la presentación del patrón de los recibos de pagos de salarios, en donde se detalla la obligación del patrón de conservar y exhibir en juicio los documentos relevantes.
La Ley Federal del Trabajo en concordancia con los avances tecnológicos ha evolucionado de una forma muy interesante con relación al uso de medios electrónicos, tales como documentos y firmas digitales, existiendo ya los elementos de defensa necesarios ante cualquier demanda que pudiera presentarse.
Esto que menciono lo podemos ver principalmente en dos artículos:
En el Artículo 776, Título Catorce, Capítulo XII, Sección Primera, Fracción VII de la LFT podemos ver claramente que son aceptados como elementos de prueba admisibles en el proceso laboral los documentos y firmas electrónicas.
En los Artículos 836-A, 836-B, 836-C, 836-D de la Sección Novena del Capítulo titulado “De los elementos aportados por los avances de la ciencia”, en donde se definen los elementos que blindan el proceso de firma; como lo es el respaldo de un Prestador de Servicios de Certificación; de lo cual hable en una columna previa, así como los pasos a seguir en caso de requerir presentar un documento digital como prueba.
Cobra mucha relevancia el Artículo 836-D en que refiere que si queremos garantizar integridad en el mensaje debemos incorporar la NOM 151; a continuación incluyo dicho fragmento:
En el desahogo de la prueba de medios electrónicos, se observarán las normas siguientes:
I. El Tribunal designará el o los peritos oficiales que se requieran, a fin de determinar si la información contenida en el documento digital se encuentra íntegra e inalterada, tal y como fue generada desde el primer momento, ubicándola en tiempo y espacio entre el emisor y destinatario (…)
El firmar el recibo de nómina digitalmente por parte del trabajador será la puerta de entrada a la conversión de distintos procesos de firma dentro de una empresa y será un gran paso dentro de la transformación digital que estamos viviendo.
De lo antes expuesto podemos señalar las siguientes conclusiones:
La entrega fiscal de los comprobantes puede facilitarse mediante la acumulación en algún periodo de tiempo mayor e incluir solo los datos fiscales base. En cuanto a la emisión se puede aprovechar las herramientas de descarga para tener una radiografía completa de la visión de la autoridad sobre los contribuyentes.
La legislación laboral ya contempla el uso de tecnologías para su cumplimiento, por lo que se debe aprovechar eliminando procesos manuales o en físico.
Si bien la emisión y entrega de los comprobantes de nómina en ambas legislaciones pueden contraponerse, las tecnologías de identidad digital y firma electrónica son las vertientes que facilitan su unión y entendimiento mediante herramientas y procesos que suman beneficios a los contribuyentes.