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Documentos Digitales y Firma Electrónica en el Procedimiento Laboral

Actualizado: 2 sept 2021

Antonio Guerra Gómez

Antonio Guerra Pérez Maldonado


No es novedad que el sistema jurídico mexicano ha permitido, por casi más de 20 años, el uso de las tecnologías en las relaciones comerciales y civiles. En materia laboral no estamos muy lejos, pues desde la reforma procesal y sustantiva a la Ley Federal del Trabajo (Ley, Ley Laboral), publicada en el mes de noviembre de 2012, se prevén reglas específicas en sus artículos 776 y 836-A al 836-D, y subsecuentes, sobre la permisión de la utilización de las distintas tecnologías de la información y comunicación, entre otros: Los documentos digitales, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios de prueba que se obtienen por los avances de la ciencia en el proceso laboral.


En esa misma línea de ideas, la citada reforma a la Ley Laboral de 2012, precisa el procedimiento que deberán llevar en el caso que se ofrezcan este tipo de documentos como medios de prueba (en los diversos artículos 836-A al D), por lo que es oportuno detallarlos para mayor comprensión:


De la prueba ofrecida sobre los documentos y elementos aportados por los avances de la ciencia En la Sección Novena del Capítulo XII de la Ley, comienza en su primer artículo, el 836-A, señalando que el oferente de una prueba de aquellas señaladas en el artículo 776 fracción VII del mismo ordenamiento, “deberá proporcionar a la Junta (Tribunal), los instrumentos, aparatos o elementos necesarios en donde se puedan apreciar el contenido del documento aportado por los avances de la ciencia”.


Siguiendo con el artículo 836-B, nos describe 17 palabras técnicas y/o científicas que se definen con el fin de dar una interpretación única y precisa al momento de ofrecer y desahogar las pruebas correspondientes, con ello esclareciendo cualquier duda que le pudiera surgir a cualquier persona al momento de ofrecer estos tipos de documentos como pruebas en el proceso laboral.


Posteriormente, el artículo 836-C obliga a los oferentes de cualquier documento digital o medio electrónico a cumplir con los siguientes requisitos:

I. Presentar una impresión o copia del documento digital; y


II. Acompañar los datos mínimos para la localización del documento digital, en el medio electrónico en que aquel se encuentre.


Es importante subrayar la importancia formal para la admisión de este tipo de pruebas, pues es menester legal cumplir con ambos requisitos para que la Junta tenga posibilidad de entrar al estudio del contenido del documento. Primero, la impresión del documento equivocadamente supone que la totalidad de documentos digitales o medios electrónicos son imprimibles, cuando la realidad de los hechos es que este apartado no toma en cuenta que estos documentos pudieren abarcar, también, cualquiera obtenido por los avances de la ciencia, como, por ejemplo, un video o grabación de audio, por mencionar algunos; sin embargo, debemos agotar este requisito, en la forma que el litigante estime suficiente para ser admitida por la autoridad laboral.


Asimismo, es indispensable acompañar los datos mínimos para su localización; es decir, primeramente, precisar y ofrecer el medio electrónico en el que se encuentre el documento digital. Posteriormente, un instructivo detallado de los pasos que deberá seguir la autoridad para la localización y estudio del documento, obviando que el medio electrónico en el que se encuentre el documento digital deberá ser puesto a disposición de la autoridad durante el tiempo necesario para el desahogo y valoración de los documentos.


El diverso 836-D establece las reglas específicas para el desahogo de las pruebas que rige este apartado. Primero se designará, por parte de la Junta o Tribunal, al perito o a los peritos oficiales que se requieran a fin de estudiar la integridad y consistencia en el tiempo y espacio que establece el oferente. Ni siquiera es necesario para las partes la oferta de peritos, ya que es la propia autoridad la responsable de zanjar esta cuestión, aunque las partes podrán aportar expertos como auxilio, pero no como elementos decisorios.


Es de suma relevancia ver con detalle el inciso I del artículo 836-D, ya que nos dice que los peritos oficiales que sean designados por el Tribual, si fuera el caso, deberán determinar si la información contenida en el documento digital se encuentra íntegra e inalterada, tal y como fue generada desde el primer momento, ubicándola en tiempo y espacio entre el emisor y destinatario, determinación que se logra con la Constancia de Conservación de Mensajes (también llamada NOM-151) puesta por un Prestador de Servicios de Certificación Autorizado por la Secretaría de Economía.


La autoridad podrá ordenar al actuario para que, asociado a él o a los peritos, dé fe del lugar, fecha y hora, que se muestre el medio electrónico y documentos en el que se contenga el documento digital.


Existen tres supuestos que observa la Ley a fin de que el documento sea puesto a disposición de la autoridad:


1. Si el documento digital se encuentra en poder del oferente: Deberá ponerlo a disposición del o los peritos designados y en caso de no hacerlo, será declarada la deserción de la prueba;


2. Si el documento digital se encuentra en poder de la contraparte: Deberá ponerlo a disposición del o los peritos designados y, en caso de no hacerlo, será declarada la presunción de ser ciertos los hechos que el oferente exprese con relación al documento digital, y;


3. Si el documento digital se encuentra en poder de un tercero: Tendrá la obligación de ponerlo a disposición del Tribunal, so pena de ser multado en caso de que se niegue.


Contrario a la prueba pericial “genérica”, este medio prevé la designación por la autoridad del o los peritos que estime necesario, en forma oficiosa. Esto significa que las partes no podrán nombrar al perito, o bien, en caso de que así se haga, la Junta no lo tomará en consideración. Asimismo, el dictamen que se emita al momento de estudiar la prueba ofrecida será en forma unitaria y no colegiada. Esto implica también que el costo de los peritos oficiales, que en informática son escasos a nivel nacional, será a cargo de la autoridad que lo solicite y no de las partes del proceso.


La realidad sobre la utilización de los documentos digitales en las empresas

Es importante primero conocer lo que la legislación vigente nos señala, para posteriormente entender el fondo y forma en la implementación de estos documentos en la empresa. En nuestra experiencia profesional sobre la utilización de estos documentos en el ámbito laboral ha sido inesperado.


Con mayor frecuencia, la elaboración, emisión y firma de documentos digitales se vuelven fundamentales en los procesos administrativos de las empresas, como ejemplo: La facturación y firma de documentos para enterarlos al Servicio de Administración Tributaria (SAT), surgiendo entonces la pregunta: ¿Por qué las empresas no quieren migrar la documentación laboral y procesos internos hacia la digitalización con sus empleados? Advertimos, por lo general, dos situaciones:


La primera de ellas se basa, simple y sencillamente, en la confianza del documento físico, en no querer explorar procesos internos bajo la premisa de “si nos funciona, porqué cambiarlo” y el famoso “papelito habla” (cultural). Segundo, estiman que el costo de migrar es superior al beneficio que supone formalizar sus procesos vía digital.


Primeramente, los procesos digitales, documentos y su firma de manera electrónica están permitidos, tan es así que existe, entre otros ordenamientos que lo permiten, la Ley de Firma Electrónica que expresamente reconoce y apareja la firma electrónica plasmada en un documento digital, con la firma autógrafa en un documento físico, máxime que todos los documentos son sujetos a objeción, repudio y dictaminación, pues de todos los documentos que se ponen a la vista, se tiene que extraer la integración, consistencia y veracidad del mismo.

Por otro lado, el costo del mantenimiento y resguardo de los documentos físicos es, en principio, más tedioso, antihigiénico, y costoso. Ejemplificamos esto con el siguiente supuesto: Imaginemos que somos una empresa con presencia nacional, regional o, inclusive, intermunicipal. Para la firma de documentos físicos es necesario primeramente su elaboración (situación la cual es igual con el documento digital), procede después su impresión, traslado, recepción en el lugar correspondiente, solicitud y firma de todos los trabajadores, resguardo físico ya sea en un almacén, locación externa o bodega, por el periodo que la ley laboral, fiscal, civil, mercantil, de seguridad social, etc., obligue. Además, cuando sea necesario mostrar los documentos firmados, el tiempo que requiere para encontrarse hace, por sí mismo, un proceso ineficiente en las empresas.


Muchas empresas cuentan con altas certificaciones de procesos internos: ISO, Great Place to Work, Empresa Socialmente Responsable, etc.; sin embargo, muy pocas se enfocan en la simplificación de sus procesos laborales, porque desconocen y no hay “medallas” a colgar. Un documento elaborado en forma digital, siguiendo el ejemplo del párrafo anterior, inclusive en forma masiva (como lo pueden ser los recibos de nómina), podrá ser automáticamente elaborado por el sistema de nómina con el que cada empresa cuenta, aliado a un PSC (quien brinda la plataforma para compartir y dispensar a todos los trabajadores de la empresa), agilizando el envío, firma y almacenamiento de los documentos laborales, sin necesidad de levantarse de la computadora, y sin gastos excesivos de traslado o tiempo “muerto” en las horas hombre de los empleados administrativos y/u operarios. Lo único que, como empresa, se debe cuidar para que los documentos digitales sean válidos, es lo siguiente: Identificar fehacientemente al firmante; que el documento que tuvo a la vista el trabajador y firmó se ha mantenido inalterado e íntegro en tiempo y espacio; y que quien da el servicio de resguardo de información sea una empresa tercera, de preferencia un PSC.


Si después de ver las ventajas del beneficio sobre el costo de migrar hacia los documentos digitales, aún existen dudas, sugerimos reflexionar sobre los siguientes puntos:


Del número de documentos elaborados (recibos de nómina, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, permisos, contratos individuales, códigos de ética, etc.):


  • ¿Cuántos han necesitado utilizar en un proceso laboral en el último año?

  • ¿Cuántas veces prefieren no elaborar y firmar este tipo de documentos por desidia de citar al trabajador físicamente a firmar estos documentos?

  • ¿Cuál es el grado de cumplimiento real de la firma de documentos por los trabajadores? (decimos real pues existen quienes, con el fin de cumplir metas u objetivos, falsifican firmas en los documentos)

  • ¿En tu empresa firman los recibos de nómina?

  • ¿Cuál es el impacto ambiental que se tiene por la utilización de papel en las empresas?

Experiencia en la práctica

Todos los documentos que se ofrezcan en el procedimiento laboral como prueba, podrán ser o son objeto a estudio, ya sea para su perfeccionamiento o integridad. Los documentos digitales pasan también por este grado de escrutinio, pues los mismos deberán ser perfeccionados a fin de lograr el valor probatorio requerido.


Es cierto que en la actualidad son pocos los asuntos en los que se ofrecen pruebas digitales o aquellos elementos aportados por los avances de la ciencia y por falta de ello, la autoridad se ha visto lenta en el estudio y forma de acordar este tipo de documentos, intentando “tradicionalizar” su desahogo mediante el peritaje en forma colegiada.

Como Despacho, hemos visto de primera mano la ausencia de criterio de la autoridad; sin embargo, esto se debe al poco movimiento de las pruebas que se pudieran ofrecer por la escasa implementación de estos documentos en las empresas. Esto no significa que existe una desprotección de las empresas al ofrecer documentos digitales a través de medios electrónicos, pues existe legislación que expresa su aceptación y desarrollo en un proceso laboral. Incluso ya se han pronunciado diversos tribunales de amparo en este sentido.


No podemos ignorar que la forma de crear una tendencia, en este caso, en el proceso jurídico, es presentando situaciones con tanta frecuencia que se incline a estudiar en forma armónica y conforme a lo que establece la Ley. Ponemos el ejemplo del pago salarial mediante transferencia bancaria, en donde las empresas se vieron ante la necesidad de implementar pago salarial en esta forma, pues aun y cuando ni siquiera se preveía por la Ley Federal del Trabajo (no digamos en la Constitución), resultaba menos costoso por temas de delincuencia y/o traslado de valores al lugar de pago.


En el ejemplo anterior, es obvio que al principio la autoridad era renuente a la aceptación de este tipo de pruebas; sin embargo, en la medida de que se fueron dando los supuestos y hechos en la época, se fue ajustando el criterio de los tribunales.


Debemos, como empresas, quitarnos el miedo y el estigma de que “papelito habla” y revisar los beneficios productivos y administrativos que tiene la migración hacia lo digital (de manera legal). Jurídicamente, son completamente válidos y aceptados por el sistema legal mexicano, situación la cual se puede observar en los diversos ordenamientos jurídicos y criterios que se han emitido por los Tribunales Constitucionales.


Concluimos recomendando altamente la utilización de documentos digitales tanto en la contratación y consecución de las relaciones laborales. No sólo porque son permitidas, sino por la funcionalidad que tienen en los procesos internos, cuidando la cadena legal que debe existir hasta llegar por la validación del estampado de tiempo (NOM-151). En el contexto de la crisis de salud por la que atraviesa México y el mundo, la implementación de estos procesos hace ágil y blinda las relaciones obrero-patronales en los grados de cumplimiento que exigen la Ley de la materia. Sugerimos fuertemente que el manejo de este tipo de documentos sea a través de un proveedor especializado, quien además de resguardar los documentos, tenga facultades para la emisión de la identificación digital de las personas y la constancia de certeza documental, a fin de plasmar su firma de manera electrónica, en los documentos que correspondan.

 

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